- 25 de agosto de 2023
- Publicado por: admin
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O excesso de papelada no momento de realizar a transferência do imóvel para o nome do novo proprietário ou do locatário pode ser muito prejudicial.
Existe uma grande chance de perdas, rasgos, acidentes e outras avarias. Para burlar estas possibilidades desastrosas, recomendamos a digitalização de contratos e documentos.
Continue lendo para entender mais sobre o assunto, saber como essa prática pode beneficiar a sua empresa e assimilar a melhor maneira de realizar esta tarefa.
O que é e como realizar a digitalização de documentos?
Como o nome sugere, essa atividade consiste em digitalizar arquivos físicos no formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos para facilitar o seu acesso, recuperação, compartilhamento e utilização.
Você pode executar esse procedimento através de um scanner ou com uma digitalização direta, onde o documento pode ser armazenado em um servidor ou na nuvem.
É possível digitalizar recibos, comandas, relatórios, diversos tipos de certidões e vários outros documentos cruciais para o dia a dia de uma imobiliária.
Qual a diferença entre um documento digital e um documento digitalizado?
Apesar de parecerem apenas sinônimos, estes tipos de documento possuem algumas diferenças essenciais.
- O documento digital é aquele já criado em um ambiente virtual, podendo ser substituto da sua versão em papel. Existem, por exemplo, o RG e o CPF os quais são emitidos por órgãos Oficiais do governo tendo a mesma validade legal de sua versão física.
- Já o documento digitalizado é aquele criado, inicialmente, no papel e posteriormente foi adicionado ao ambiente digital.
Para proporcionar a mesma validade legal em documentos digitalizados, afinal a assinatura é feita a punho e seria apenas escaneada.
Você pode disponibilizar a assinatura eletrônica para os seus clientes, visando burlar este problema.
Saiba como a assinatura digital pode facilitar as suas atividades!
Essa possibilidade agiliza muitos processos, eliminando boa parte da burocracia presente nessa etapa e melhora a experiência do cliente. Além disso, a assinatura digital garante mais segurança durante as negociações, afinal a cada novo contrato, uma chave aleatória é criada para confirmar a assinatura.
Isso previne fraudes e dificulta o roubo de informações em casos de invasão virtual ao banco de dados da empresa.
Através disso, é possível garantir uma comprovação da autoria e integridade desses documentos. Para garantir que você realizará este procedimento corretamente, consulte um advogado ou especialista no assunto para garantir a sua validade.
Quais são as maiores vantagens e benefícios que esta prática pode promover em sua empresa?
A digitalização de documentos facilita muitos processos, flexibiliza o modelo de trabalho, reduz a desordem e melhora a produtividade.
Além disso, podemos listar outros benefícios cruciais para a economia, atrelados à responsabilidade social:
- Isso evita o desperdício de papel;
- Proporciona mais controle sobre os documentos;
- Aumenta a economia de espaço;
- Facilita a rotina de todos os setores da empresa;
- Aumenta a segurança dos dados mais sensíveis dos clientes e fornecedores;
- Eleva o nível da qualidade no atendimento ao cliente;
- Facilita a prevenção de desastres e acidentes;
- Aumenta a atenção ao compliance regulatório facilitando o acompanhamento dessa documentação durante o período necessário;
- Facilita a tomada de decisão devido à rápida análise de dados que a digitalização proporciona.
O Grazon facilita vários processos remotamente e pode te auxiliar nesta missão!
Através da nossa plataforma, é possível digitalizar várias atividades de forma fácil, prática e ágil. Depois que o seu cliente escolheu o imóvel, o corretor pode fazer uma simulação rápida no Grazon.
Após colocar algumas informações, segundos depois você terá o valor do seguro fiança, título de capitalização e/ou seguro incêndio. O próximo passo é assinar o contrato.
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